Das Coupa Supplier Portal, kurz CSP, ist ein kostenloser Online-Service für Lieferanten, um Transaktionen mit ABOUT YOU auf einfache Weise abzubilden. Das CSP ermöglicht unseren Lieferanten unter Anderem:

• das Empfangen und Anzeigen von Bestellungen
• das Erstellen, Anzeigen und Senden von elektronischen Rechnungen an ABOUT YOU
• die Erstellung und Verwaltung elektronischer Kataloge
• die Aktualisierung von Lieferanten Daten

Das CSP ist ein kostenloser Service und kann von allen Lieferanten genutzt werden. 

Lieferanten, die bereits mit ABOUT YOU zusammenarbeiten, erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Link, unter welchem sie sich für das CSP registrieren können. Neue Lieferanten erhalten ebenfalls einen Einladungslink von ABOUT YOU. 

Nach der Registrierung können Lieferanten sich mit den vergebenen Nutzerdaten unter http://Supplier.coupahost.com einloggen.

Lieferanten, die nicht mehr mit ABOUT YOU oder dem CSP arbeiten möchten, können ihren Account unter [email protected] deaktivieren lassen. 

Um das Passwort wiederherzustellen, können Lieferanten in der Anmeldemaske des CSP auf “Passwort vergessen” klicken und hier den angegebenen Schritten folgen. Im Anschluss wird eine E-Mail versandt, in welcher das Passwort zurückgesetzt und wiederhergestellt werden kann. 

Nach dem Login im CSP kann unter Kontoeinstellungen unter dem Loginnamen die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert und auch wieder deaktiviert werden. 

Alle Kunden, mit denen ein Lieferanten verbunden ist, werden rechts unten auf der Startseite angezeigt. 

Über den Einladungslink, den ABOUT YOU zum Coupa Supplier Portal an alle Lieferanten versendet, kann die Verbindung hergestellt werden, ohne dass die Verbindung zu bereits bestehenden Kunden dadurch beeinträchtigt ist. 

Im Menü können unter Admin über den Reiter Benutzer weitere Benutzer eingeladen werden. 

In diesem Fall bitten wir um Weiterleitung an die zuständige Abteilung bzw. Person. 

Rechnungen können im Coupa Supplier Portal im Menü unter dem Reiter Bestellungen erstellt werden. Lieferanten, die mit mehr als einem Kunden in Coupa verbunden sind, wählen hier zunächst den entsprechenden Kunden in der Auswahlliste aus, für den Sie eine Rechnung erstellen möchten. 

In der erscheinenden Bestellübersicht kann dann die Bestellung ausgewählt werden und mit Klick auf das Symbol mit den gelben Münzen eine Rechnung erstellt werden.

Im Coupa Supplier Portal können Rechnungen ohne Bestellbezug nur erstellt werden, wenn das zuvor in den Lieferantendaten bei ABOUT YOU eingestellt wurde. 

Alle Lieferanten, die die anderen Wege der Rechnungsstellung mit ABOUT YOU nutzen, können ihre Rechnungen ohne weiteres auch ohne die Angabe einer PO-Nummer erstellen. 

Sobald jedoch eine Bestellung von ABOUT YOU vorliegt, bitten wir alle Lieferanten darum, diese mit anzugeben, da hierdurch die interne Zuordnung der Rechnung erleichtert wird und so mögliche Verzögerungen in der Verarbeitung vermieden werden können. 

Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Rechnungsstellung für unsere Lieferanten zur Verfügung:

• CXML
• SFTP-Server
• Coupa Supplier Portal (CSP)
• Supplier Actionable Notification (SAN)
• E-Mail 

Weitere Informationen sind unter ABOUT INVOICING auf dieser Webseite zu finden. Gerne stehen wir auch unter  [email protected] für weitere Fragen zur Verfügung. 

Unter dem Reiter Rechnungen im Menü des CSP können alle Rechnungen eingesehen werden, die an ABOUT YOU versendet wurden oder sich noch im Entwurf befinden. 

Lieferanten, die einen (Rahmen-)vertrag mit ABOUT YOU haben brauchen bei der Rechnungsstellung keine speziellen Vorgaben zu beachten. Sollte eine Vertragsnummer vorhanden sein, kann diese optimalerweise mit auf der Rechnung angegeben werden. 

Unter dem Menüpunkt Bestellungen kann im Coupa Supplier Portal durch Klick auf das rote Münzen Symbol eine Gutschrift erstellt werden. Hierbei wird zunächst die Bestellung ausgewählt, für die im Anschluss entweder eine negative Menge oder ein negativer Betrag in die Gutschrift eingetragen werden kann. Es kann zudem ausgewählt werden, ob die gesamte Rechnung oder nur ein Teil gutgeschrieben werden soll. 

Außerhalb des Coupa Supplier Portals kann eine Gutschrift wie gewohnt erstellt und an ABOUT YOU gesendet werden. Auch hier ist die Angabe der Bestellung für die interne Zuordnung von Vorteil.