Der Einsatz von Coupa ermöglicht neben einem effizienten Bestellprozess die schnelle Verarbeitung und Bezahlung von Rechnungen. Dank der elektronischen Übermittlung in Coupa wird eine Datenübertragung in wenigen Sekunden und somit die automatische Rechnungsverarbeitung unterstützt.
Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Rechnungsstellung für unsere Lieferanten zur Verfügung, die auf dieser Seite erläutert werden.
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ABOUT Invoicing
Invoicing
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CXML
CXML ist ein Standardformat für die Übertragung elektronischer Dokumente. Viele Unternehmen verwenden CXML anstelle von EDI (Electronic Data Interchange), um Bestellungen oder Rechnungen zu versenden und zu empfangen. Bei diesem Format handelt es sich um ein Protokoll zum Austausch von Daten, wodurch eine direkte Verbindung zwischen dem ERP-System des Lieferanten und ABOUT YOU hergestellt wird. So wird der manuelle Aufwand durch die Rechnungserstellung reduziert.
Da die Anbindung über CXML einen höheren Integrationsaufwand erfordert, empfehlen wir diese Variante, wenn mehr als 100 Rechnungen pro Woche erstellt werden.
Lieferanten, die diesen Weg der Rechnungsstellung mit ABOUT YOU implementieren möchten, können sich für weitere Informationen gerne an [email protected] wenden.
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CSP - Coupa Supplier Portal
Das CSP bietet Lieferanten ein umfangreiches Onlineangebot zur Abwicklung von Transaktionen, darunter den direkten Zugriff auf alle Rechnungen. Hier besteht zudem die Möglichlichkeit, eingegangene Bestellungen in Rechnungen umzuwandeln, Gutschriften zu erstellen und den Status von Rechnungen einzusehen. Außerdem können im CSP Katalogdaten hochgeladen, eingesehen und aktualisiert werden.
Für die Nutzung des CSP ist eine einmalige kostenlose Registrierung für Lieferanten notwendig, die durch einen Einladungslink per E-Mail durchgeführt werden kann. Diese entfällt, nutzen Lieferanten das CSP bereits mit anderen Kunden.
Diese Variante ist für Lieferanten mit mehr als einer Rechnung pro Woche empfehlenswert. Lieferanten, die diesen Weg der Rechnungsstellung implementieren möchten, können sich unter einem Einladungslink, der von ABOUT YOU versendet wird, für das CSP registrieren.
COUPA Supplier PortalEine detaillierte Erklärung zur Nutzung des COUPA Supplier Portal
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SFTP Server
Über einen SFTP-Server können Dateien im CSV-Format von Lieferanten an ABOUT YOU übermittelt werden. Hierfür muss zunächst im Coupa Supplier Portal ein SFTP-Account eingerichtet werden.
Lieferanten, die diesen Weg der Rechnungsstellung mit ABOUT YOU implementieren möchten, können sich für weitere Informationen gerne an [email protected] wenden.
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Supplier Actionable Notification (SAN)
SAN bietet Lieferanten die Möglichkeit, den Rechnungsprozess über die per E-Mail erhaltene Bestellung zu starten. Über einen in die E-Mail integrierten Link kann ohne vorherige Registrierung bei Coupa die Bestellung in eine Rechnung umgewandelt werden. Durch einen Klick werden Lieferanten auf die Coupa Webseite weitergeleitet, wo die Bestellung in eine Rechnung umgewandelt und versendet werden kann.
Diese Variante eignet sich vor allem für Lieferanten, die seltener Rechnungen an ABOUT YOU versenden. Lieferanten, die diesen Weg der Rechnungsstellung mit ABOUT YOU implementieren möchten, müssen keine weiteren Schritte einleiten und können ihre Rechnungen aus der E-Mail mit der von ABOUT YOU versandten Bestellung heraus erstellen.