Als Office Manager (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter:innen und sorgst dafür, dass der Büroalltag reibungslos verläuft. Du unterstützt das Team in allen organisatorischen Belangen innerhalb des Büros und übernimmst u.a. die Planung und Koordination von Reisen. Du bereitest unseren Mitarbeiter:innen und Gästen einen angenehmen Aufenthalt in unserem Headquarter in Hamburg. Darüber hinaus hast Du die Möglichkeit, dein Organisationstalent bei zahlreichen organisatorischen und administrativen Aufgaben unter Beweis zu stellen und an spannenden Planungsaufgaben mitzuwirken.
Verantwortungen
Buchung von Reisen für unsere Mitarbeiter:innen sowie für ausgewählte externe Partner unter Beachtung der Reisekostenrichtlinien
- Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen
- Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Post und Pakete
- Operative Sicherstellung und Kontrolle der Einhaltung unserer Bürostandards (z.B. Besprechungsräume, Technik, Compliance Vorgaben, Security Guidelines etc.)
- Schnittstelle und Korrespondenz mit unseren Lieferanten im Bereich Feelgood sowie Durchführung der wöchentlichen Bestellungen von Getränken, Obst etc. sowie die Kontrolle des Bestandes
- Bestellung von Büromaterial, Versandabwicklung und Rechnungsprüfung
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen
- Terminmanagement und Kalenderpflege sowie Meeting-Vorbereitung für externe Gäste (inkl. Buchung des Caterings)
- Betreuung und Empfang unserer Gäste
- Zusammenarbeit und Projektplanung mit dem People & Organization Team
Anforderungen
Abgeschlossene Ausbildung als Hotel- oder Restaurantfachmann/-frau oder als Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Erfahrung in der Hotellerie, Gastronomie, Office Management oder persönlicher Assistenz
- Sehr gute Organisationsfähigkeit und Kommunikationsstärke sowie eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Hands-On-Mentalität und Flexibilität
- Empathie und Spaß an der Arbeit im Team
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Google Mail)
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
Benefits
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Hybrid working
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Täglich frisches Obst
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Sportkurse
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Exklusive Mitarbeiter Rabatte
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Kostenlose Getränke
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Sprachkurse
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Company Events
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Mobilitätszuschlag
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Zentrale Lage
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Flexible Arbeitszeiten
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Betriebliche Altersvorsorge
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Weiterbildungs- angebote
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Hunde erlaubt
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AY Academy
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Feedbackkultur
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Firmenfahrrad
Was ABOUT YOU ausmacht? Jeder einzelne von uns.
Wir sehen es als unsere Verantwortung ein inklusives Arbeitsumfeld für alle zu schaffen. Ein Umfeld, in dem jedes Geschlecht, jede Nationalität und jede Ethnizität willkommen ist und alle genauso akzeptiert werden, wie sie sind. Wir glauben, dass ein vielfältiges Team einen wertvollen Beitrag zur ABOUT YOU-Kultur leistet und diese bereichert. Unsere Werte und Arbeitsweisen übertragen sich auf unsere Marke: Wir wollen Akzeptanz fördern und eine inklusive und faire Circular fashion culture schaffen.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung – am liebsten online über unser Bewerbungsportal. So können wir einen schnelleren Prozess gewährleisten und auch für Dich ist es ganz einfach, Deine Bewerbungsunterlagen hochzuladen! :)
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