Häufig gestellte Fragen

COUPA Supplier Portal CSP

Was ist das Lieferantenportal CSP?

Das Coupa Supplier Portal, kurz CSP, ist ein kostenloser Online-Service für Lieferanten, um Transaktionen mit ABOUT YOU auf einfache Weise abzubilden. Das CSP ermöglicht unseren Lieferanten unter Anderem:

  • das Empfangen und Anzeigen von Bestellungen
  • das Erstellen, Anzeigen und Senden von elektronischen Rechnungen an ABOUT YOU
  • die Erstellung und Verwaltung elektronischer Kataloge
  • die Aktualisierung von Lieferanten Daten

Welche Kosten entstehen, wenn ich mich im CSP registrieren möchte?

Das CSP ist ein kostenloser Service und kann von allen Lieferanten genutzt werden. 

Wie kann ich mich für das Coupa Supplier Portal CSP registrieren?

Lieferanten, die bereits mit ABOUT YOU zusammenarbeiten, erhalten automatisch eine E-Mail mit einem Link, unter welchem sie sich für das CSP registrieren können. Neue Lieferanten erhalten ebenfalls einen Einladungslink von ABOUT YOU. 

Weitere Informationen  zur Registrierug finden unsere Lieferanten außerdem in diesem Dokument.

Wo kann ich mich im CSP einloggen?

Nach der Registrierung können Lieferanten sich mit den vergebenen Nutzerdaten unter http://Supplier.coupahost.com einloggen.

Wie kann ich meinen Account im CSP löschen?

Lieferanten, die nicht mehr mit ABOUT YOU oder dem CSP arbeiten möchten, können ihren Account unter [email protected] deaktivieren lassen. 

Wie kann ich mein Passwort wiederherstellen?

Um das Passwort wiederherzustellen, können Lieferanten in der Anmeldemaske des CSP auf “Passwort vergessen” klicken und hier den angegebenen Schritten folgen. Im Anschluss wird eine E-Mail versandt, in welcher das Passwort zurückgesetzt und wiederhergestellt werden kann. 

Wie kann ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren oder deaktivieren?

Nach dem Login im CSP kann unter Kontoeinstellungen unter dem Loginnamen die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert und auch wieder deaktiviert werden. 

Wie kann ich erkennen, ob ich mit ABOUT YOU über das CSP verbunden bin?

Alle Kunden, mit denen ein Lieferanten verbunden ist, werden rechts unten auf der Startseite angezeigt. 

Wie kann ich ABOUT YOU als weiteren Kunden im CSP hinzufügen, wenn ich dort bereits mit einem anderen Kunden verbunden bin?

Über den Einladungslink, den ABOUT YOU zum Coupa Supplier Portal an alle Lieferanten versendet, kann die Verbindung hergestellt werden, ohne dass die Verbindung zu bereits bestehenden Kunden dadurch beeinträchtigt ist. 

Wie kann ich einen weiteren Nutzer für das CSP hinzufügen?

Im Menü können unter Admin über den Reiter Benutzer weitere Benutzer eingeladen werden. 

Was muss ich machen, wenn ich eine Einladung zum CSP erhalten habe, aber nicht der richtige Ansprechpartner bin?

In diesem Fall bitten wir um Weiterleitung an die zuständige Abteilung bzw. Person. 

Orders

Wie erhalte ich Bestellungen von ABOUT YOU?

Lieferanten erhalten Bestellungen von ABOUT YOU entweder per vorab integrierter oder eingerichteter CXML Schnittstelle, im Coupa Supplier Portal oder per E-Mail. 

Weitere Informationen sind unter ABOUT ORDERS auf dieser Webseite zu finden. Gerne stehen wir auch unter  [email protected] für weitere Fragen zur Verfügung.

Wo kann ich Bestellungen von ABOUT YOU im CSP einsehen?

Unter dem Reiter Bestellungen können die Bestellungen von allen Kunden in einer Übersicht angezeigt werden. 

Invoicing

Wie erstelle ich eine Rechnung im CSP?

Rechnungen können im Coupa Supplier Portal im Menü unter dem Reiter Bestellungen erstellt werden. Lieferanten, die mit mehr als einem Kunden in Coupa verbunden sind, wählen hier zunächst den entsprechenden Kunden in der Auswahlliste aus, für den Sie eine Rechnung erstellen möchten. 

In der erscheinenden Bestellübersicht kann dann die Bestellung ausgewählt werden und mit Klick auf das Symbol mit den gelben Münzen eine Rechnung erstellt werden.

Wie kann ich eine Rechnung ohne Bestellbezug erstellen?

Im Coupa Supplier Portal können Rechnungen ohne Bestellbezug nur erstellt werden, wenn das zuvor in den Lieferantendaten bei ABOUT YOU eingestellt wurde. 

Alle Lieferanten, die die anderen Wege der Rechnungsstellung mit ABOUT YOU nutzen, können ihre Rechnungen ohne weiteres auch ohne die Angabe einer PO-Nummer erstellen. 

Sobald jedoch eine Bestellung von ABOUT YOU vorliegt, bitten wir alle Lieferanten darum, diese mit anzugeben, da hierdurch die interne Zuordnung der Rechnung erleichtert wird und so mögliche Verzögerungen in der Verarbeitung vermieden werden können. 

Wie kann ich Rechnungen an ABOUT YOU übermitteln?

Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Rechnungsstellung für unsere Lieferanten zur Verfügung:

  • CXML
  • SFTP-Server
  • Coupa Supplier Portal (CSP)
  • Supplier Actionable Notification (SAN)
  • E-Mail 

          Weitere Informationen sind unter ABOUT INVOICING auf dieser Webseite zu finden. Gerne stehen wir auch unter  [email protected] für weitere Fragen zur Verfügung. 

          Wo kann ich den Status meiner Rechnungen einsehen?

          Unter dem Reiter Rechnungen im Menü des CSP können alle Rechnungen eingesehen werden, die an ABOUT YOU versendet wurden oder sich noch im Entwurf befinden. 

          Wie kann ich Rechnungen für einen (Rahmen-)vertrag stellen?

          Lieferanten, die einen (Rahmen-)vertrag mit ABOUT YOU haben brauchen bei der Rechnungsstellung keine speziellen Vorgaben zu beachten. Sollte eine Vertragsnummer vorhanden sein, kann diese optimalerweise mit auf der Rechnung angegeben werden. 

          Wie erstelle ich eine Gutschrift, um meine Rechnung teilweise oder komplett zu stornieren?

          Unter dem Menüpunkt Bestellungen kann im Coupa Supplier Portal durch Klick auf das rote Münzen Symbol eine Gutschrift erstellt werden. Hierbei wird zunächst die Bestellung ausgewählt, für die im Anschluss entweder eine negative Menge oder ein negativer Betrag in die Gutschrift eingetragen werden kann. Es kann zudem ausgewählt werden, ob die gesamte Rechnung oder nur ein Teil gutgeschrieben werden soll. 

          Außerhalb des Coupa Supplier Portals kann eine Gutschrift wie gewohnt erstellt und an ABOUT YOU gesendet werden. Auch hier ist die Angabe der Bestellung für die interne Zuordnung von Vorteil. 



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